Op 20 mei 2014 zal een bijzondere Algemene Leden Vergadering gehouden worden. Deze bijzondere ALV wordt uitgeschreven voor twee redenen:
1 – goedkeuring van het herziene Huishoudelijk Reglement
2 – goedkeuring van de notulen ALV 2012 en jaarverslag 2013
De stukken behorend bij deze punten kunt u opvragen via onze secretaris, Jos Jansen, via secretaris@wvz.nl. Zoals in de ALV op 25 maart 2014 is besproken is het niet onze gewoonte om deze stukken op onze site te zetten.
Deze bijzondere ALV begint om 20 uur in clubhuis Duik-Inn.
Toelichting wijzigingen Huishoudelijk Reglement
Al enige tijd stond het nazien van het Huishoudelijk Reglement op de agenda. We maken tot op de dag van vandaag gebruik van de versie van 3 november 1982! 32 jaar oud dus! Omdat we er toch regelmatig aan refereren (alle leden worden verondersteld de inhoud van het HR te kennen), hebben we er eens goed naar gekeken.
Maar wat is een HR?
Een huishoudelijk reglement is een set regels en richtlijnen, in aanvulling op de wet en de statuten. Een vereniging moet beschikken over statuten, het opstellen van een huishoudelijk reglement is niet verplicht maar wel gebruikelijk.
Wat is het verschil tussen de statuten en het huishoudelijk reglement?
In de statuten staat alles wat minstens vijf jaar zal blijven gelden. Alle overige zaken die u wilt vastleggen, zet u in het huishoudelijk reglement. Dit zijn dus afspraken, regels en richtlijnen die mogelijkerwijs op korte of middellange termijn kunnen wijzigen. Zouden die in de statuten staan, dan moet u voor elke wijziging langs de notaris. Dat werkt vertragend en kost geld.
Hoe hebben we dit aangepakt?
U moet weten dat wij het oorspronkelijke document letterlijk hebben overgetypt en dat als basis gebruikt. Wat goed is is blijven staan. Wat anders verwoord moest worden of aangepast hebben we dat gedaan en besproken in het bestuur. De definitieve versie is daar goedgekeurd.
Wijzigingen
Maar over welke wijzigingen gaat het. Hieronder staan de belangrijkste wijzigingen
- Verwijderen oubollig taalgebruik
- Toegevoegd definities van gebruikte termen en begrippen, waaronder verduidelijking van ALV en afdelingsvergadering
- Schriftelijk meedelen kan ook via de mail
- Kaderleden (degenen die een functie bekleden in de vereniging) moeten ingeschreven zijn als lid
- Verkrijgbaarheid van het Huishoudelijk Reglement en Algemene voorwaarden
- Het bestuur heeft het recht om van een kaderlid een VOG te vragen
- Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger. Gedurende de periode tot de ALV zal de functie Ad Interim worden ingevuld.
- Functies van bestuursleden zijn geactualiseerd
- Bepalingen over de rol van commissies binnen de vereniging
- Toegevoegd de functie van Algemene Bestuursleden
- Vertegenwoordiging van de afdelingen in het bestuur
- Bestuursleden zijn ingeschreven als bestuurder bij de KvK
- Toevoeging afdelingen Synchroonzwemmen en Schoonspringen
- Clubhuiscommissie toegevoegd als formele commissie
- Bepaling over de verenigingsvlag