privacy verklaring
- Dit is de privacyverklaring van zwemvereniging WVZ, hierna te noemen: `de Vereniging`.
Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze verklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, stel uw vraag dan gerust per e-mail aan: privacy@wvz.nl .
Welke gegevens gebruikt de vereniging van u?
In onderstaande tabel kunt u snel terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van u verzamelen, hoelang wij deze bewaren en wie deze persoonsgegevens eventueel van ons ontvangen.
Toelichting bij deze tabel:
• Het doel beschrijft de reden waarom we uw gegevens nodig hebben.
• De persoonsgegevens geven aan welke gegevens dat zijn.
In deze kolom worden alle mogelijke gegevens per doel opgesomd, ongeacht de zwemafdeling waar u voor bent ingeschreven.
• De grondslag geeft aan op welke juridische basis we gebruik mogen maken van deze gegevens.
Als u zich inschrijft als lid van de vereniging gaat u een overeenkomst aan met de Vereniging: u wordt lid. Hierbij gaat u ook akkoord met deze privacyverklaring.
“Uitvoering van de overeenkomst” houdt in dat u akkoord gaat met het gebruik van uw gegevens doordat u de overeenkomst heeft geaccepteerd. Zonder deze toestemming kan de Vereniging u niet als lid accepteren omdat het noodzakelijke gegevens zijn om u als lid te kunnen ondersteunen.
Als het gaat om “toestemming” dan vraagt de Vereniging u eerst toestemming voor het gebruik van de gegevens.
• De bewaartermijn geeft aan hoe lang we uw gegevens bewaren.
• De kolom ”Derde partijen” geeft aan welke andere partijen, naast uzelf en de Vereniging, gebruik maken van uw gegevens.
|
Doel |
Persoonsgegevens |
Grondslag |
Bewaartermijn |
Derde partijen |
|
Het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst |
Geslacht
|
Uitvoering van de overeenkomst |
Indien u lid wordt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 6 maanden |
Geen |
|
Incasseren lidmaatschapsgeld |
Voornaam |
Uitvoering van de overeenkomst |
Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna, daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. |
Accountant dienst |
|
Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief |
Voornaam |
Uitvoering van de overeenkomst |
Zolang men lid is |
E-marketingtool |
|
Versturen berichten van derden, waaronder sponsoren |
Voornaam |
Toestemming |
Zolang men lid is |
Sponsoren |
|
Website WVZ.nl |
Voor leden die kunnen inloggen:
Voor iedereen: |
Uitvoering van de overeenkomst |
Iedere keer als de website bezocht wordt |
Analytics tools |
|
Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis |
Voornaam |
Toestemming |
Zolang als de toestemming niet is ingetrokken. |
Geen |
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijker wordt in het gebruik. Cookies zorgen er voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw eventuele voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. Ook kunnen we dankzij deze cookies zien hoe vaak onze websites – en welke pagina’s – door bezoekers worden bekeken.
Omdat de Vereniging de cookies alleen gebruikt voor het technisch functioneren van de website en geen gegevens verstrekt aan derde partijen, hoeft u geen toestemming te geven voor het gebruik van deze cookies, zoals aangegeven is in artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Zonder uw toestemming verstrekt de Vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die de Vereniging met u heeft, tenzij de Vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. In de tabel in het begin van de privacyverklaring treft u een overzicht aan van de situaties waarin persoonsgegevens aan derden worden verstrekt.
Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
U hebt het recht de Vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de Vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de Vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de Vereniging hebben ontvangen.
Beveiliging persoonsgegevens
De Vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
Minderjarigen
Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.
Medische bijzonderheden en handicapcode Het vastleggen van medische bijzonderheden en de eventuele handicapcode vraagt bijzondere aandacht vanuit de privacy wetgeving. De handicapcode is een noodzakelijk gegeven voor zwemsporters die meedoen in het handicapklassement. De betreffende code is een publiekelijk toegankelijke code aangezien zowel bij startlijsten als wedstrijduitslagen de code zichtbaar wordt weergegeven naast de naam van de zwemmer. Om deze reden is het voor de Vereniging niet mogelijk aanvullende privacy maatregelen te nemen. De zwemmer accepteert het zichtbaar zijn van de handicapcode door deel te nemen aan wedstrijden. In het inschrijfformulier van de Vereniging wordt gevraagd of er sprake is van medische bijzonderheden waarvan het noodzakelijk is dat de Vereniging hiervan op de hoogte is in verband met de veiligheid van de zwemmer. In het inschrijfformulier wordt niet gevraagd welke bijzonderheden dat zijn. De trainers zijn binnen de Vereniging verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens het zwemmen en nemen individueel contact met u op om te vragen naar de relevante bijzonderheden. De gevraagde informatie blijft bij de trainer en zijn/haar vervanger. De Vereniging kent geen administratie van de medische bijzonderheden. Als u als lid vertrekt bij de Vereniging dan verwijdert de trainer de medische bijzonderheden uit de eigen administratie. Facebook Vanwege het sociale karakter van de vereniging leeft de behoefte dat leden onderling berichten kunnen delen. Ten behoeve van deze sociale gegevensuitwisseling hebben enkele afdelingen binnen de vereniging een besloten groep aangemaakt binnen Facebook. Om de berichten binnen zo’n besloten groep te kunnen inzien moet mensen zich eerst aanmelden voor zo’n groep. De afdelingen beheren deze groepen zelf en keuren toegangsverzoeken goed of af. Alleen (familie van) WVZ leden van de betreffende afdeling krijgen toegang tot de groep.
Medische bijzonderheden en handicapcode
Het vastleggen van medische bijzonderheden en de eventuele handicapcode vraagt bijzondere aandacht vanuit de privacy wetgeving.
De handicapcode is een noodzakelijk gegeven voor zwemsporters die meedoen in het handicapklassement. De betreffende code is een publiekelijk toegankelijke code aangezien zowel bij startlijsten als wedstrijduitslagen de code zichtbaar wordt weergegeven naast de naam van de zwemmer. Om deze reden is het voor de Vereniging niet mogelijk aanvullende privacy maatregelen te nemen. De zwemmer accepteert het zichtbaar zijn van de handicapcode door deel te nemen aan wedstrijden.
In het inschrijfformulier van de Vereniging wordt gevraagd of er sprake is van medische bijzonderheden waarvan het noodzakelijk is dat de Vereniging hiervan op de hoogte is in verband met de veiligheid van de zwemmer. In het inschrijfformulier wordt niet gevraagd welke bijzonderheden dat zijn. De trainers zijn binnen de Vereniging verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens het zwemmen en nemen individueel contact met u op om te vragen naar de relevante bijzonderheden. De gevraagde informatie blijft bij de trainer en zijn/haar vervanger. De Vereniging kent geen administratie van de medische bijzonderheden. Als u als lid vertrekt bij de Vereniging dan verwijdert de trainer de medische bijzonderheden uit de eigen administratie.
Vanwege het sociale karakter van de vereniging leeft de behoefte dat leden onderling berichten kunnen delen. Ten behoeve van deze sociale gegevensuitwisseling hebben enkele afdelingen binnen de vereniging een besloten groep aangemaakt binnen Facebook. Om de berichten binnen zo’n besloten groep te kunnen inzien moet mensen zich eerst aanmelden voor zo’n groep. De afdelingen beheren deze groepen zelf en keuren toegangsverzoeken goed of af. Alleen (familie van) WVZ leden van de betreffende afdeling krijgen toegang tot de groep.
Vanwege het sociale karakter van de vereniging publiceert de vereniging foto’s en eventueel video’s en verhalen bij zwemevenementen of andere verenigingsevenementen op Flickr en/of op de website WVZ.nl. Ook worden vaak namen van leden genoemd als onderdeel van het gepubliceerde verhaal. Indien u geen publicatie wenst van zo’n foto of video, of van de naam van het lid, kunt u dat aangeven via privacy@wvz.nl. Graag ontvangt de vereniging daarbij een recente pasfoto en de naam van het lid. Deze gegevens worden toegevoegd aan een “niet-publicatie register”. Op basis van de aangereikte foto en naam kan de persoon die de publicatie verzorgt proberen te vermijden dat het betreffende lid voorkomt op de publicatie. Wij vragen hierbij enige coulance voor eventuele publicatiefouten, omdat het filteren een handmatige, tijdrovende en daarmee foutgevoelige handeling betreft. Het is verboden te fotograferen of te filmen in de kleedkamers.